Le conferenze online sono diventate uno strumento indispensabile per le comunicazioni a distanza. Fortunatamente, la tecnologia ha reso queste esperienze ancora più flessibili e convenienti. Grazie alla possibilità di cambiare lo sfondo durante una videoconferenza, puoi partecipare da qualsiasi luogo, senza dover necessariamente mettere in ordine la tua stanza o preoccuparti degli ambienti non adatti alle conferenze online.
La versatile funzionalità delle conferenze online consente a chiunque di concentrarsi sulla comunicazione e di creare un ambiente virtuale professionale, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Ma cos’è la videoconferenza, quando conviene utilizzarla e come si può fare? È vero, questo strumento è ampiamente diffuso e conosciuto, ma, secondo la tradizione tipica della rivoluzione digitale nel nostro Paese, viene spesso utilizzato al di sotto delle sue reali potenzialità.
Conferenze tradizionali all’ambiente online
Nell’epoca della digitalizzazione, del famoso “distanziamento”, dello smart working, della didattica a distanza e delle videochiamate, gli organizzatori di eventi sono passati dal reale al virtuale. È stato così creato un sottobosco di software, app, provider e servizi di ogni genere per supportare l’organizzazione di eventi online. Orientarsi tra questi servizi risulta complicato, soprattutto senza obiettivi chiari. Nell’oceano degli eventi virtuali, ci sono strumenti adatti a ogni esigenza. Ovviamente anche in questo settore è onnipresente lo streaming, come in tanti altri a partire da quello dell’intrattenimento televisivo per film e serie TV, fino a quello che può essere definito più classico, senza contare anche la gamma di videogiochi che appartentono alle console, incluse Xbox e Playstation per esempio.
Vantaggi delle piattaforme di conferenze online
Un terminale di teleconferenza può essere definito come un qualsiasi sistema in grado di convogliare audio, video e dati secondo gli standard della videoconferenza. Questa definizione comprende una vasta gamma di prodotti con caratteristiche tecniche, funzionalità e costi molto diversi. Pertanto, è necessario valutare ogni singolo prodotto in base al contesto di utilizzo.
Gli standard stabiliscono che la funzionalità minima da garantire per una videoconferenza è l’audio, che rappresenta uno degli elementi chiave per il successo di una videoconferenza. Se l’audio è disturbato da rumori, distorsioni o eco, l’utilità delle videoconferenze viene compromessa.
Per quanto riguarda gli specifici vantaggi delle conferenze online, l’uso dei sistemi di videoconferenza permette di raggiungere facilmente un vasto pubblico, coinvolgendo agevolmente anche persone che si trovano in aree geografiche molto distanti. Gli organizzatori possono pubblicizzare l’evento in modo semplice e veloce, inviando inviti tramite e-mail o attraverso i social network, senza dover fare investimenti significativi.
Parlando del lato economico, i costi dell’organizzazione degli eventi, in genere le soluzioni basate sul web conferencing superano le conferenze e le riunioni organizzate dal vivo. Per le conferenze reali, infatti, è necessario incaricare personale per la ricerca di un luogo fisico in cui svolgere l’evento. Al di là della spesa economica operazioni di questo genere comportano, le persone incaricate di tali compiti dovranno anche investire un considerevole quantitativo di tempo nell’organizzazione di tali attività. Tramite l’uso del web conferencing, invece, il personale necessario per l’organizzazione dell’evento diminuisce drasticamente. Non è dunque necessario essere in possesso di una sede in cui ospitare fisicamente l’evento. I costi, in alcuni casi, ammontano a pochi euro qualora si opti per software a pagamento, o si decida di investire denaro nell’acquisto di un server dedicato su cui far funzionare il proprio programma di web conferencing. In questo modo, è possibile ridurre i costi legati all’organizzazione degli eventi e ottenere un significativo risparmio di tempo.
Un ultimo vantaggio di grande importanza è dato dal fatto che, come per tutte le tecnologie che favoriscono la collaborazione a distanza, anche il web conferencing aumenta la comunicazione interna delle aziende, riduce i tempi, e migliora sensibilmente il lavoro di squadra.
Tipi di conferenze: quali sono?
Le conferenze virtuali sono eventi organizzati con l’intento di promuovere il lancio di nuove macchine e servizi, il debutto di prodotti e servizi e facilitare la creazione di nuovi contatti e la diffusione di informazioni. Spesso vengono utilizzate per condividere informazioni, presentare nuovi contenuti e fornire aggiornamenti e approfondimenti. Le conferenze online rappresentano uno strumento prezioso per la condivisione, la divulgazione e la promozione di idee e prodotti. Nel contesto industriale, queste conferenze sopperiscono all’impossibilità di partecipare alle fiere di settore, consentendo comunque di connettersi e interagire con i professionisti del settore. Gli endpoint desktop sono applicazioni software o interfacce basate sul browser che consentono l’accesso alle sessioni di videoconferenza. Le app video mobili, invece, permettono di partecipare a videoconferenze utilizzando telefoni cellulari o tablet ovunque ci si trovi. I sistemi professionali, come potrebbe essere questa del Corriere, o executive, offrono un’esperienza di videoconferenza di alta qualità rispetto alle applicazioni desktop o ai browser.
Strumenti interattivi durante le conferenze online
Scegliere una piattaforma per fare una cosa online non è facile. Ce ne sono tante che si occupano di streaming, riunioni e webinar, e ognuna di queste ha un costo diverso. Ad esempio, per una conferenza scientifica su internet, ci sono piattaforme che fanno più cose rispetto a quelle che conosci già. Usando una di queste piattaforme che supportano qualsiasi tipo di conferenza online, puoi fare un evento che è più di una semplice diretta registrata, ma puoi creare stanze e tavoli di lavoro e chattare con gli altri partecipanti che comunicano tra di loro e con gli esperti creando una comunità scientifica.
